Pentru toți frații și surorile mele cu OCD, here I am! Organizarea ne face viața mai ușoară, mai liniștită, mai frumoasă, cu atât mai mult când vine vorba de mediul de lucru. Vrem constant să fim mai buni decât am fost, să evoluăm de la un an la altul, să facem mai multe și să câștigăm mai mult. E natural să evoluăm, n-ar trebui să fie nici rușinos și nici motiv de mândrie. Evoluăm pentru că zi de zi mergem înainte, că altă cale nu avem.
Și nu cred că există evoluție fără organizare. Orice haos care cucerește publicul are în spate cel puțin o persoană care aranjează/organizează lucrurile, documentele, faptele, hainele ș.a.m.d.
Pentru că business-urile organizate au alt ritm de evoluție, iată 4 obiecte care te ajută cu organizarea la birou:
1. Tablă magnetică
Yass! Sunt o mulțime de modele și dimensiuni de table magnetice, însă toate fac același lucru – ajută la afișarea temporară a diferitelor anunțuri/mesaje pentru membrii unei echipe. O echipă informată, indiferent de ora la care începe fiecare departament tura, e o echipă bine închegată și cu o șansă în plus atunci când vine vorba de succes.
“Marți, 19 aprilie, ora 14:00, ședință în sala Delta”
“La mulți ani, Andreea de la SEO team!”
2. Tăvițe orizontale și verticale
Dacă ai multe categorii de documente de lucru în fiecare zi, cel mai mult te ajută cu organizarea tăvițele orizontale care se suprapun. Poți să ai 3 sau 5 sau câte vrei tu. Și poți lipi o etichetă pe fiecare dintre ele ca să știi repede unde găsești lucrurile de care ai nevoie. Viața e mai ușoară când nu trebuie să cauți printr-un teanc de lucruri dosarul de care ai nevoie :D.
De exemplu, într-un set de 3 tăvițe orizontale eu am pus:
– un rând cu documente de semnat (fie de colegii mei, fie de colaboratori)
– un rând cu situații (stocuri, facturi neachitate, facturi neîncasate)
– un rând cu facturi (clienți, furnizori).
Personal, cred că tăvițele orizontale sunt mai practice pentru documente pe care le ținem mai mult de câteva zile, astfel că ne dorim să nu își schimbe forma. Iar tăvițele verticale pot fi folosite pentru a arunca în ele toate fișele de zi cu zi pe care nu avem timp să le organizăm fix în acest moment, dar pe care le vom pune la locul lor curând. În tăvițele orizontale documentele se “cocoșoează” un pic dacă sunt ținute timp îndelungat.
3. Plicuri
Mici, mari, simple sau colorate, plicurile te ajută să arhivezi anumite documente. Unele nu sunt suficient de importante încât să le aloci un biblioraft și poate nici nu sunt suficient de multe încât să ocupe asemenea spațiu. AWB-urile, de exemplu, pot fi arhivate direct în plicuri A5. Sau contractele foștilor angajați, dacă vrei să le sigilezi pentru eternitate :D. Just kidding. Poate nu chiar pentru eternitate. Sunt mici alte chestii pe care am vrea să le punem undeva ca să nu ne împiedicăm de ele, iar plicurile (mai ales cele în format A4) sunt ideale pentru asta.
4. Cutii de carton
Next level! Cutiile de carton simplifică organizarea la birou de zeci de ani. Nu mai e o noutate că în ele putem arunca tot felul de lucruri și lucrușoare care în prezent poate că ocupă degeaba spațiu prin diferite sertare sau pe diferite rafturi cu documente. Personal, am două cutii în care arunc numai cablurile pe care le găsesc părăsite prin birou. Astfel, când cineva întreabă dacă am văzut un anumit cablu, știu exact unde poate fi găsit :D. Cutiile de carton sunt ca niște foldere din calculator, numai că ele există fizic și-s menite să ne simplifice tuturor viața la birou.
A-ți simplifica viața la birou printr-o bună organizare nu înseamnă a lucra mai puțin, ci a eficientiza procesul de lucru. Dacă găsești mai repede lucrurile de care ai nevoie, înseamnă că ai mai mult timp la dispoziție să lucrezi, să avansezi, să evoluezi profesional. Use your time wisely! 😉