Adv. & Stuff

Buna organizare este cheia succesului

By | 20.01.2016 | 3 Comments

De fiecare dată când merg la Casa de Asigurări de Sănătate şi aştept să-mi vină rândul… nu pot să nu mă holbez la teancurile de dosare burduşite în peretele din spatele angajaţilor şi sutele de pagini pe care le primesc zilnic de la cetăţenii ca mine. Merg acolo cu o copie de pe uletin şi una de pe chitanţa de la trezorerie, lună de lună. Cred că sunt milioane de pagini în dosarele din încăperea aia mare şi veche. Mă uit lung la ele şi mă gândesc când vreodată vor fi introduse în calculatoare. Valabil pentru orice altă instituţie, fie ea publică sau privată, care încă ţine teancuri de dosare pedepsite la perete, pe birouri, su birouri ş.a.m.d. Există o grămadă de soluţii de organizare. Există o grămadă de moduri şi facilităţi care ar uşura munca angajaţilor dar ar scurta şi timpul de aşteptare al cetăţenilor care vin şi stau la rând până le anchilozează picioarele de prea mult stat în aceeaşi poziţie. Există soluţia Matricia pentru arhivare electronică de deocumente şi are atât de multe beneficii încât e ilogic să refuzi implementarea ei.

Nu înţeleg de ce oamenii, cu precădere şefi de instituţii, încă se mai feresc de sistemele electronice. Domnule, nu-ţi pierzi nicio fişă din document dacă alegi soluţia potrivită. Cele mai bune programe oferă back-up online pentru fişiere. Astfel încât, dacă vreodată vine curent cu putere şi se ard toate hardurile din computerele firmei, tu îţi poţi recupere toate datele de pe serverul firmei (de la care ai achiziţionat programul de arhivare). Când e vorba de tehnologie, întotdeauna există soluţii. Uite, onBase spre exemplu! Este un sistem de arhivare electronică de documente care îţi face back-up. Este totodată un sistem în care poţi seta drepturi diferite pentru utilizatori. Adică tu, în calitate de director, ai dreptul să accesezi toate fişierele din program. Secretara are voie să acceseze doar jumătate din secţiunile de pe server, iar restul departamentelor doar folderele dedicate lor.

organizare documente onbase

Mai uşor de atât nu are cum să fie. De aceea nu înţeleg de ce oamenii încă sunt reticenţi cu privire la astfel de soluţii pe care cei de la Matricia le au în portofoliu. Cred că oamenii s-au obişnuit atât de mult să lucreze manual, plus o grămadă de ore suplimentare (multe dintre ele neplătite)… încât li se pare normal ca lucrurile să decurgă astfel. Până când se satură toate seriile de angajaţi şi începe să bată vântul printre birouri.

învăţaţi să folosiţi un sistem ECM nu e mare inginerie. O spun eu, care nu lucrez în domeniul informatic. Ca orice lucru nou, pentru el e nevoie de puţină atenţie la început, dar pe parcurs îţi vei da seama că este o investiţie pe care trebuia să o faci de mult. Chiar aşa… de ce n-ai făcut încă acest pas? Nu-ţi place ca firma ta să fie organizată? Hmm…

Info
Matricia Bucureşti este o organizaţie de consultanţă în afaceri şi tehnologie, specializată în implementarea de soluţii software pentru afaceri, atât în organizaţiile din sectorul privat cât şi din cel public.

3 Comments

  • Reply

    Maria Iorga

    20/01/2016

    Nici eu nu suport sa vad teancuri de hartii peste tot. Institutiile de la noi au ramas atat de mult in urma…

  • Reply

    cristina dragomir

    20/01/2016

    Eu cred ca oamenilor le plac hartiile, cred ca au senzatia ca, daca nu se ingroapa in ele, lumea ar putea crede ca nu muncesc :D.

    • Reply

      Ioana Radu

      20/01/2016

      Cred ca e lenea de schimbare :))

Leave a Reply